Een naam, een geboortedatum, een adres. Gegevens die nodig zijn om onze samenleving te organiseren en die bepalen of je recht hebt op zorg, ondersteuning of een woning. Voor de meeste mensen werkt dat goed. Maar wie afwijkt van het gemiddelde, merkt hoe groot de impact van een registratie kan zijn, doordat andere wetten en regelingen erop voortbouwen. Wat als hulpmiddel is bedoeld, kan dan een belemmering worden. Dat moet anders, droomt Sirkka ten Kleij. “De mens moet voorop staan. Systemen zijn bedoeld als hulpmiddel, niet als doel op zich.”
Sirkka is accountmanager gemeenten bij de Rijksdienst voor Identiteitsgegevens (RvIG) en het vaste aanspreekpunt voor gemeenten op het terrein van burgerzaken. Vanuit die rol ondersteunt zij zo’n zeventig gemeenten, vooral in het noorden van het land, door mee te denken en te adviseren bij complexe vraagstukken. Eerder werkte Sirkka zelf bij een gemeente, in zowel uitvoerende als aansturende functies. Die achtergrond komt in haar huidige baan goed van pas. “Ik ken de wet- en regelgeving, maar ik weet ook hoe het er in de praktijk aan toegaat. En vooral: wat besluiten betekenen voor inwoners.”
Tussen registratie en werkelijkheid
Die ervaring kleurt ook hoe Sirkka kijkt naar de systemen waar veel overheidswerk op leunt. In Nederland vormt de Basisregistratie Personen (BRP) het fundament onder alle uitvoeringsprocessen. “Het is een registratie van wieg tot graf,” legt ze uit. “Naam, nationaliteit, gezinssituatie, verblijfplaats: alles komt erin samen. Ook oude gegevens blijven bewaard.”
“Zo’n feitenregistratie is overzichtelijk en werkt in algemene zin goed,” vervolgt ze. “Maar het systeem gaat uit van vaste gegevens en duidelijke categorieën. Voor uitzonderingen is soms weinig ruimte.” De gegevens uit de BRP worden bovendien gebruikt om inkomens-, adres- en gezinsgegevens te verifiëren bij de toekenning van bijvoorbeeld financiële voorzieningen. Daar kan spanning ontstaan, zegt Sirkka. “Als iemand niet goed geregistreerd staat, loopt vrijwel alles vast. Bijna elke regeling gebruikt de BRP. De manier waarop regels en processen zijn ingericht vraagt om eenduidigheid, bewijs en vastomlijnde categorieën, terwijl levens vaak rommelig zijn.”
Wie buiten de norm valt, merkt dat die niet meer zomaar in de registratie past. “Op dat punt moet de focus zijn om de mens voorop te stellen en te houden: systemen als hulpmiddel, met de mens voorop.”
Waar regels knellen
Die spanning komt in de praktijk vaak terecht bij medewerkers burgerzaken van gemeenten. Zij dragen een grote verantwoordelijkheid, legt Sirkka uit. Zij bewaken de kwaliteit van de BRP en nemen besluiten namens het college van B&W. “Dat vraagt om zorgvuldigheid. Wijzigingen moeten goed onderbouwd zijn.”
Tegelijkertijd maakt die zorgvuldigheid het systeem ook streng. “De Wet BRP kent geen uitzonderingsbepaling. Dat betekent dat medewerkers soms weinig ruimte ervaren, ook als ze zien dat iemand klem komt te zitten.” Zo’n besluit aan de voorkant kan grote gevolgen hebben. “Als een registratie niet wordt aangepast, kunnen andere professionals vaak weinig betekenen,” zegt Sirkka.
Dat ziet ze bijvoorbeeld bij mensen die hun woning verliezen en tijdelijk bij anderen verblijven. “Volgens de regels moeten zij zich inschrijven op het adres waar ze feitelijk verblijven. Maar die inschrijving kan onder andere financiële gevolgen hebben voor de hoofdbewoner, bijvoorbeeld voor toeslagen of uitkeringen.” In de praktijk zien we dat mensen bang zijn voor de risico’s of de mogelijkheden niet kennen. Het gevolg is dan vaak geen inschrijving, geen toegang tot hulp of voorzieningen. “Je doet letterlijk niet mee.”
Een ander voorbeeld ziet Sirkka bij mensen die noodgedwongen op een recreatiepark wonen. “Zij moeten zich daar officieel inschrijven. Maar permanente bewoning is in strijd met het bestemmingsplan en kan leiden tot handhaving, waardoor iemand zijn woonplek verliest. Dat voelt tegenstrijdig. Een systeem dat bedoeld is om duidelijkheid te bieden, werkt dan averechts.”
Zoeken naar wat wél kan
Vanuit haar rol probeert Sirkka samen met gemeenten ruimte te vinden. “We kijken: waar loopt het vast, wie moet erbij betrokken worden, en wat is hier wél mogelijk?” De oplossing hoeft niet altijd in de BRP zelf te liggen. Soms zit de ruimte in een andere regeling, betere afstemming of het benutten van bestaande mogelijkheden. Ze adviseert gemeenten altijd vanuit het belang van de inwoner, al kan ze niets afdwingen. “Gemeenten zijn autonoom. Mijn invloed zit in het meedenken. Binnen die ruimte zoek ik altijd naar manieren waarop iemand weer verder kan.”
Daarbij ziet Sirkka hoe belangrijk samenwerking binnen gemeenten is. Ze droomt van een praktijk waarin professionals en afdelingen elkaar makkelijker weten te vinden, met de inwoner als gezamenlijk uitgangspunt. “Veel problemen houden niet op bij één loket. Burgerzaken, het sociaal domein, schuldhulp, wonen – ze raken elkaar allemaal. Als professionals elkaar kennen en hun werk afstemmen, kunnen ze samen zoeken naar oplossingen die echt helpen. Zo voorkom je dat regels elkaar in de weg zitten en mensen daar de dupe van worden.”
Durven delen om beter te helpen
Die samenwerking vraagt ook om anders omgaan met informatie, ziet Sirkka. Zorgvuldige gegevensdeling is daarin onmisbaar. “Ik vind werken met de AVG weleens ingewikkeld. Veel mag wel, maar dat is niet altijd bekend. Of mensen zijn bang om fouten te maken.” Daardoor blijven signalen soms liggen, terwijl ze juist kunnen helpen. “Als één professional ziet dat iemand schulden heeft of onveilig woont, kan het enorm helpen als dat signaal gedeeld wordt. Niet om alles te delen, maar om precies de informatie die nodig is paraat te hebben om samen iemand verder te helpen.”
Hoe groot de gevolgen kunnen zijn als dat niet lukt, blijkt uit een casus die haar is bijgebleven: een man die als vluchteling naar Nederland kwam en bij zijn eerste registratie een onjuiste identiteit verklaarde. Met onderzoek en gecontroleerde, echt bevonden brondocumenten probeert hij al jaren zijn identiteit te herstellen. “De keten geeft aan dat ze niets kunnen doen totdat de wijziging in de BRP is verwerkt,” vertelt Sirkka. “Maar die wijziging komt er niet.”
In de loop der jaren verhuisde de man meerdere keren. Iedere verhuizing betekende opnieuw een verzoek indienen. Zelfs bij aangifte leidde zijn situatie tot aanhouding en nader onderzoek. “En ondanks dat betrokken partijen ervan overtuigd zijn dat de brondocumenten bij deze man horen en echt zijn, wordt het verzoek blijvend afgewezen.” Dat heeft verstrekkende gevolgen voor hemzelf én zijn kinderen. De relatie is niet in de BRP vastgelegd, wat doorwerkt in andere besluiten. Volgens Sirkka staat deze casus niet op zichzelf. “Door de ingewikkelde procedures, het niet goed begrijpen van wat er gebeurt en de taalbarrière geven veel mensen het uiteindelijk op.”
Eerst naar de mens kijken
In haar droom kan het anders. “Dan wordt iemand niet van loket naar loket en van hulpverlener naar hulpverlener gestuurd, maar eerder en sneller echt geholpen,” zegt Sirkka. “Bijvoorbeeld via een wijkteam of ketenregisseur van de gemeente. Je krijgt dan iemand die naast je staat en samen met jou uitzoekt wat er speelt, tot het helemaal geregeld is.”
Zoals ze eerder al aangaf, zijn daarvoor duidelijke afspraken nodig over wie mag beslissen, en om goede samenwerking tussen professionals en afdelingen. “Niet ieder probleem past binnen één domein. Juist als professionals samen verantwoordelijkheid durven én mogen nemen, ontstaat ruimte om te doen wat nodig is.” Daarvoor is ook ruimte nodig in de regels, zegt Sirkka. “Meer ruimte om in schrijnende situaties eerder te kunnen afwijken, niet pas via bezwaar of de rechter, maar laagdrempeliger.”
Want hoewel het systeem voor veel mensen goed werkt, is voor Sirkka duidelijk dat het niet altijd aansluit bij ieders situatie. “Daarom moeten we eerst naar de mens kijken, en dan pas naar het systeem. Daarvoor hoeven we systemen niet af te schaffen, maar wel zó in te richten dat ze ondersteunen in plaats van belemmeren.”
Benieuwd naar de dromen van andere professionals?
Hoe kunnen we inwoners sneller en beter helpen? En wat is daarvoor nodig in beleid, uitvoering en samenwerking? In de inspiratiebundel Dromen met open ogen delen professionals uit gemeenten, ministeries, publieke dienstverleners en maatschappelijke organisaties hun droom voor een beter en menselijker sociaal domein. Download de inspiratiebundel 'Dromen met open ogen' en laat je inspireren door hun verhalen, ervaringen en dromen!